“Empieza por hacer lo necesario, luego haz lo posible y
de pronto estarás haciendo lo imposible.”
San Francisco de Asís.
Muchas veces podemos sentirnos sobrecargados
por actividades académicas, laborales y nos preguntamos ¿cómo puedo organizar
mi tiempo?
Organizar tu tiempo de manera
efectiva en el estudio o en el trabajo, incluye planificar y controlar la
duración de las tareas y actividades.
Tanto en el trabajo como en el
estudio, una buena gestión del tiempo es fundamental para cumplir los plazos,
mejorar tu productividad y reducir el estrés innecesario.
Recomendaciones de gestión del
tiempo
1- Establece
tus propios plazos
- Establece tus propias fechas límites de tiempo
para cumplir con las fechas y
así evitar posponer la entrega de una tarea planificada.
2- Identifica
y evita las distracciones
- Identifica las distracciones que reducen tu
productividad y procura eliminarlas. Por ejemplo, revisar constantemente el
correo electrónico y las redes sociales hacen perder mucho tiempo afectando
la concentración en tus tareas.
3- Debes
ser realista con relación a tu tiempo
·
Si subestimas la cantidad de tiempo que
necesitas para una tarea, corres el riesgo de no cumplir con los plazos o
retrasar el inicio de otras actividades. Piensa y calcula cuánto tiempo
necesitas para evitar comprometerte demasiado.
4- Planifica
tu tiempo libre
- Al proporcionarte un tiempo de descanso entre las
tareas, puedes asegurarte de que tu día, semana o mes siga transcurriendo
sin problemas.
5- Delega
responsabilidades cuando te sea posible
- Si encabezas un grupo o equipo, determina qué
tareas puedes delegar en otros compañeros o miembros del grupo, para que
puedas dedicar tu tiempo a actividades de mayor nivel.
6. Utiliza recordatorios de programación
- Toma en cuenta las tecnologías de la información y
usa aplicaciones de Google, como el calendario digital, para anotar fechas,
activar alarmas de recordatorio, las cuales te permitirán organizar mejor
tu tiempo y tener en cuenta los plazos.
7. Haz un seguimiento de ti mismo
- La gestión del tiempo implica ser honesto con uno
mismo y tomar medidas necesarias para un mejor aprovechamiento del tiempo.
- Con cierta frecuencia es bueno hacer un análisis
personal y la autocrítica necesaria para encontrar nuevas formas de
optimizar mejor el tiempo.
¿Cómo organizar tu tiempo
diariamente?
Haz una lista de tus
actividades
- Escribe las actividades que realizas a lo largo del
día.
- En lugar de agrupar tareas, anótalas de manera
individual.
- Registra la duración de cada tarea (desde su inicio
hasta su fin), para que puedas calcular cuánto tiempo dedicas a
cumplimentar la misma.
Revisa tu registro diario
Al final del día, revisa tu lista
de actividades.
¿A qué dedicaste la mayor parte
del tiempo?
¿Podrías reducir el tiempo que
necesitas para tareas más grandes y trabajar de manera más eficiente?
¿Las tareas pequeñas ocupan
demasiado tiempo, o las distracciones absorben tu día?
Busca modos de evitar la
repetición de determinadas tareas y reducir las posibles distracciones.
Crea un horario diario
·
Desarrolla un cronograma que te asegure dedicar
suficiente tiempo a tareas importantes sin perder tiempo necesario.
- Incorpora tiempo para descansos entre tareas para
que pueda descansar tu mente antes de reanudar.
- Si quieres utilizar una aplicación de teléfono
inteligente para mantenerte al día, busca "cómo organizar mi
tiempo" en tus aplicaciones.
¿Cómo organizar tu tiempo
semanalmente?
Establece un horario para los
cinco días de trabajo
- Haz una lista de las actividades que realizas
durante los cinco días de la semana que dedicas al trabajo y/o estudio.
Agrupa tareas similares
- En muchos casos, agrupar y realizar varias tareas
similares una detrás de otra, puede ayudarte a ahorrar tiempo y ser más
eficientes.
Elabora un horario semanal
equilibrado
- Colocarte demasiadas tareas en uno o más días de la
semana laboral puede ser poco realista y podría hacer que te desmotives y abandones
tu horario rápidamente. Busca el equilibrio.
- Después de la primera semana, revisa tu horario
para identificar las áreas que necesitas mejorar; como trasladar algunas
tareas a un día menos ocupado.
¿Cómo organizar tu tiempo
mensualmente?
Grafica tus actividades
mensuales
·
Usa un calendario digital o en papel con colores
o resaltadores para anotar todas las tareas que necesitas hacer mensualmente.
- Por ejemplo, es posible que debas preparar informes
a fin de mes o comunicarte con alguna persona especifica o clientes a inicios
de mes.
Prioriza las tareas más
importantes
- Determina tus tareas prioritarias en tu agenda y
toma nota de tus fechas límite, dejando tiempo suficiente para cumplir con
las actividades.
Revisa los horarios diarios y
semanales
·
Evalúa cómo encajan tus prioridades mensuales
con tus horarios diarios y semanales, por ejemplo, si agregar tareas mensuales
a tu calendario ha sobrecargado algunos días o semanas, decide cómo reprogramar
tu mes.
- Idealmente, puedes establecer y comprometerte con
un programa diario, semanal y mensual manejable que te permita ser
productivo sin sentirte abrumado.
Veamos cómo organizar tu tiempo
trabajando desde casa
En estos tiempos, es cada vez más
frecuente llevar el estudio y realizar algunos trabajos a distancia, sea cien
por ciento on line o de modo hibrido o mixto. Las tecnologías de la información permiten esta nueva
realidad, pero ello también ocasiona problemas de organización de tiempo,
debido a las enormes distracciones que se producen en el hogar.
A continuación, compartimos
algunas sugerencias para gestión de tiempo desde tu casa, si es este tu caso:
a) Establece un lugar
apropiado para tu estudio u oficina en casa
Es necesario identificar el
espacio que será tu oficina o lugar de estudio. Dispón ahí tu escritorio,
computadoras, dispositivos, accesorios y materiales que necesitarás para
trabajar. Crea el rincón de estudio o trabajo en casa, procurando que sea
armonioso, sin distractores y donde los demás miembros de la familia no se vean
afectados.
b) Crea y cumple un horario de
estudio/trabajo
Trabajar y estudiar desde la casa
también implica ceñirse a un horario, y cumplir en tiempo y forma el trabajo o
estudio.
Ayuda mucho programar tu jornada académica
y laboral los 5 días o más días a la semana. Importante es incluir el tiempo
para descansar, cenar o hacer ejercicios.
c) Educa a los demás a respetar
tu espacio y tu tiempo
El trabajo y estudio desde la
casa va tomando fuerza en el tiempo.
Por ello, la organización de tu
tiempo laboral de trabajo o del estudio a distancia, puede verse afectado por varias
distracciones, como los asuntos domésticos, las llamadas telefónicas, los programas
de televisión, las salidas de compras y mucho más.
Ps. Rocxana Croce P,
